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कार्यालयों में फाइलिंग (नस्तीकरण) - Meaning of filing || फाइलिंग के प्रकार, उपयोगिता एवं आवश्यकता

फाइलिंग का अर्थ

किसी शासकीय अशासकीय कार्यालयों में पत्रों को इस प्रकार व्यवस्थित रूप से रखना ताकि भविष्य में किसी सन्दर्भ की आवश्यकता पड़े तो उसे सुविधा एवं शीघ्रता पूर्वक प्राप्त किया जा सके फाइलिंग कहलाता है। इसे हिन्दी भाषा में "नस्तीकरण" भी कहा जाता है।

परिभाषा की फाइलिंग

सर मिल्स के अनुसार- "फाइलिंग वह कला है जिसके द्वारा व्यापार सम्बन्धी सभी पत्रों और उनसे सम्बन्धित सभी कागजातों को चतुराई से रखा जाता है, ताकि भविष्य में काम पड़ने पर उनमें इच्छित पत्र या प्रतिलिपि को शीघ्र प्राप्त किया जा सके।"

फाइलिंग (नस्तीकरण) की उपयोगिता एवं आवश्यकता

1. पत्रों की सुरक्षा - इसके द्वारा पत्र सुरक्षित रखे रहते हैं।
2. भावी सन्दर्भ - यदि भविष्य में किसी पत्र द्वारा संदर्भ देने की आवश्यकता पड़ती है तो उसे फाइल से निकाल कर आसानी से सन्दर्भित किया जा सकता है।
3. शंका समाधान - कभी व्यापारी या ग्राहक के बीच या सरकार जनता के मध्य मतभेद पैदा हो जाता है तो पूर्व में भेजे गये पत्रों की प्रतिलिपि उपलब्ध कराकर उसका समाधान कर दिया जाता है।
4. न्यायालय साक्ष्य हेतु - न्यायालय साक्ष्य हेतु की गई फाइलिंग में से यदि अदालती कार्यवाही हेतु किसी पत्र की आवश्यकता पड़ती है तो फाइल में से पत्र निकाल कर साक्ष्य हेतु प्रस्तुत कर दिया जाता है।
5. वैधानिक आवश्यकता - कुछ पत्रों को वैधानिक दृष्टि से सुरक्षित रखना आवश्यक होता है।

एक आदर्श फाइल के लक्षण

एक आदर्श फाइलिंग में सरलता, शीघ्रता, अल्पस्थान में रखा जाना, सुरक्षा, मितव्ययिता, लोच, अनुकुलता आदि लक्षणों का होना आवश्यक है।

फाइलिंग की प्रणालियाँ

फाइलिंग की दो प्रणालियों प्रचलित हैं-
(A) लेटी हुई नस्तीकरण के रूप में-
1. तार की फाइल
2. कार्ड बोर्ड फाइल
3. फोल्डर फाइल
4. लोहे की मुड़ी शलाखों वाली फाइल
5. कबूतर खाने वाली फाइल
6. शैनन फाइल
(B) खड़ी फाइलिंग की तीन प्रणालियों हैं-
1. अलमारी वाली फाइल
2. खुले खाने वाली फाइल
3. लटकती हुई फाइल

(1) तार फाइल - यह एक साधारण मोटा तार होता है जिसका एक सिरा गोल या चौकोर तख्ती पर लटका होता है। इसका सिरा बड़ा व नुकीला होता है, इसमें जो पत्र पहले आता है पहले और जो पत्र बाद में आता है, बाद में लगा दिया जाता है। इसमें ध्यान रखने की बात यह होती है कि पत्र को लगाते समय लिखे पत्र को नुकसान न पहुँचे एवं लिखा हुआ हिस्सा कट न जाये।

(2) कार्ड बोर्ड फाइल - एक मोटी दफ्ती के मध्य में दोनों ओर कागज के टुकड़े लगे होते हैं और इन टुकड़ों के नजदीक से ही दो फीते लगे होते हैं, इसमें पत्रों को जमाकर कागजों से दबा फीता बाँध देते हैं।

(3) फोल्डर फाइल - एक मोटी दफ्ती से बनी जिल्द होती है, इस जिल्द के अन्दर कागज रखने के लिये एक टीन या प्लास्टिक की पत्ती रहती है, इस पत्ती में कागजों को फृसाकर पत्ती लाक से दबा देते हैं।

(4) लोहे की मुड़ी शलाखों वाली फाइल - इसमें मजबूत दफ्ती के मोड़ में निर्धारित फासले पर दो कीलें होती हैं, जिसमे मुडी हुयी शलाखें बिठायी जाती हैं। कीलों के पास लोहे का टुकड़ा लगा होता है जिसे दबाकर मुड़ी हुयी शलाखों की सीधी कीलों से उठाया जा सकता है।

(5) कबूतर खाने वाली अलमारी - यह लकड़ी या लोहे की अलमारी होती है, जिसमें करीब 24 खाने होते हैं इसमें प्रत्येक खाने पर अंग्रेजी के अक्षर लगे रहते हैं। आखिरी खाना तीन अक्षरों एक्स, वाई, जैड के लिये होता है। इस अलमारी का प्रयोग प्रदेश या कार्यालयों से आये पत्रों को उसके प्रथम अक्षर को देखकर रख देते हैं। इसका प्रयोग पोस्ट आफिस में पोस्ट बाक्स के लिये भी किया जाता है।

(6) शैनन फाइल - फाइलिंग व्यवस्था के तहत शैनन फाइल एक उत्तम फाइल है, इसको व्यवस्थित रखने हेतु एक दराजदार अलमारी की आवश्यकता होती है। बाजार में चार खाने की अलमारी से लेकर 64 खाने तक की अलमारी उपलब्ध रहती है। दराज के बाहरी और दीवार होती है, बाकी तीन तरफ वह खुली रहती है ताकि पत्र आसानी से लगाये जा सकें। दराज के भीतरी ओर दो कीलें होती हैं, जिन पर दो मुडी हुई शलाखें होती हैं। मुड़ी हुई शलाखों को लीवर से आसानी से उठाया जा सकता है।

सूक्ष्म फोटो फाइलिंग या माइक्रो फिल्मिंग

बड़ी कम्पनियाँ अपने मूल्यवान एवं गोपनीय रिकार्ड को स्थायी रूप से सुरक्षित रखने हेतु सूक्ष्म फोटो लेने की रीति अपनाती हैं। इस प्रकार की पद्धति से स्थान व रूपये की बचत होती है। इस प्रकार की पद्धति से रिकार्ड का फोटोग्राफ बहुत तेज रफ्तार से छोटे आकार में लिया जाता है जैसे 5,00,000 औसत आकार के कागजात 125 फिल्म रीलों में परिवर्तित करके दो छोटी दराजों में रखे जा सकते है। कोड और फाइल व्यवस्था से किसी भी रिकार्ड को एक मिनट में निकाला जा सकता है।

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I hope the above information will be useful and important.
(आशा है, उपरोक्त जानकारी उपयोगी एवं महत्वपूर्ण होगी।)
Thank you.
R F Temre
infosrf.com

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