विद्यालय में विभिन्न प्रकार की जानकारियों के लिए अलग-अलग अभिलेख होते हैं। इनमें से दाखिल खारिज, जन्मतिथि, वार्षिक परीक्षाफल पंजिकाएँ प्रमुख होती है। एम शिक्षा मित्र एप पर प्रतिभा पर्व सत्र 2021-22 का परिणाम अपलोड करने के लिए जब इसे खोला जाता है, तब प्रतिभा पर्व के आप्शन पर क्लिक कर मास्टर डाटा डाउनलोड करने के पश्चात प्रपत्र - 1 में 20 बिंदुओं की जानकारी भरनी होती है। इन 20 बिंदुओं में निम्न अभिलेखों के बारे में जानकारी के लिए कहा गया है। ये अभिलेख किस प्रकार हैं।

(i) मासिक मूल्यांकन पंजी - बच्चों की प्रगति का रिकॉर्ड रखने एवं बच्चों की प्रोग्रेस के आधार पर अध्यापन कराने के लिए शाला में मूल्यांकन अभिलेख होता है। बच्चों की प्रगति की रिपोर्ट समय-समय पर अभिभावकों को भी दी जाती है।

(ii) विद्यार्थियों का पोर्टफोलियो - विद्यालय में प्रत्येक विद्यार्थी के लिए एक अलग फाइल होती है, जिसमें विद्यार्थी के बायोडाटा के अलावा उसके द्वारा किए गए रचनात्मक कार्यों एवं प्रत्येक क्षेत्र में प्रगति की जानकारी को संधारित किया जाता है, जिसे पोर्टफोलियो कहते हैं।

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(iii) पी टी एम अभिलेख - पीटीएम का फुल फॉर्म Parent Teacher Meeting (पैरंट टीचर मीटिंग) है। विद्यार्थियों की प्रगति की जानकारी एवं विद्यालय के विधिवत संचालन हेतु पालक शिक्षक संघ बैठक समय-समय पर रखी जाती है एवं अभिभावकों को उनके बच्चों की प्रगति की रिपोर्ट दी जाती है ताकि उस रिपोर्ट के आधार पर अभिभावक भी अपने बच्चों पर घर पर ध्यान दे सकें। इस बैठक की कार्रवाई की जानकारी एक अभिलेख में रखी जाती है जिसे पीटीएम अभिलेख कहा जाता है।

(iv) समय सारणी (टाइम टेबल) - एम शिक्षा मित्र में जानकारी के अनुसार विद्यार्थियों के अध्यापन का समय विभाग चक्र होना आवश्यक है।

(v) पुस्तकालय पुस्तक जमा एवं वितरण पंजी - जैसा कि ज्ञात है प्रत्येक विद्यालय में पुस्तकालय होता है और विद्यार्थियों के द्वारा पुस्तकालय से विभिन्न प्रकार की पुस्तकों का अध्ययन किया जाता है। वर्तमान में रीडिंग कैंपेन प्रोग्राम चल रहा है जिससे पुस्तकालय की महत्ता और भी बढ़ जाती है। पुस्तकालय से विद्यार्थियों को पुस्तकें प्रदान करने एवं जमा करने के लिए एक रजिस्टर होता है जिसे पुस्तकालय रजिस्टर कहा जाता है।

(vi) अनुपस्थित बच्चों हेतु संपर्क पंजिका - निश्चित ही विद्यालय से कुछ विद्यार्थी अक्सर अनुपस्थित रहते हैं। ऐसे अनुपस्थित विद्यार्थियों के अभिभावकों से संपर्क किया जाता है। इस संपर्क की जानकारी एक अभिलेख में रखी जाती है जिसे विद्यार्थी संपर्क पंजिका या अनुपस्थित विद्यार्थियों की संपर्क पंजिका कहा जाता है।

(vii) smc बैठक/प्रस्ताव पंजी - जैसा कि हम सभी को ज्ञात हैं विद्यालय के विधिवत संचालन और विद्यार्थियों की उत्तरोत्तर प्रगति के लिए विद्यालय में स्कूल मैनेजमेंट कमेटी होती है जो विद्यालय का संचालन करती है। विद्यालय के संचालन के लिए समय-समय पर एसएमसी की बैठकें आयोजित की जाती हैं। इन बैठकों के लिए विद्यालय में बैठक पंजिका या प्रस्ताव पंजिका रखी जाती है, जिसमें बैठक की कार्यवाही का उल्लेख किया जाता है।

इस तरह से एम शिक्षा मित्र में जब हम प्रतिभा पर्व परीक्षा परिणाम की जानकारी इनपुट करते हैं तो प्रपत्र 1 में उक्त अभिलेखों से संबंधित जानकारी पूछी गई है। अतः शिक्षकों को अपने विद्यालयों में इन अभिलेखों का भी संधारण करना चाहिए।

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