स्कूलों में रखे जाने वाले रिकॉर्ड्स एवं रजिस्टर्स (मध्य प्रदेश जन शिक्षा नियम, 2003 के अनुसार) || School Records and Registers
मध्य प्रदेश जन शिक्षा नियम, 2003 के अनुसार विद्यालयों में निम्न रिकॉर्ड्स एवं रजिस्टर्स रखे जाने का प्रावधान है―
(A) ग्राम/वार्ड शिक्षा रजिस्टर― (i) अभिभावक शिक्षक संघ द्वारा प्रत्येक गाँव/बस्ती के लिए एक ग्राम शिक्षा रजिस्टर तैयार किया जाएगा।
(ii) शहरी क्षेत्रों में अभिभावक शिक्षक संघ द्वारा प्रत्येक वार्ड के लिए वार्ड शिक्षा रजिस्टर तैयार किया जाएगा।
(iii) एक से अधिक स्कूलों वाले गाँव/वार्ड के मामले में, उस गाँव/बस्ती/वार्ड के लिए ग्राम शिक्षा रजिस्टर/वार्ड शिक्षा रजिस्टर अभिभावक शिक्षक संघों द्वारा संयुक्त रूप से तैयार और अद्यतन किया जाएगा। हालाँकि, संकलन और उसके रखरखाव की जिम्मेदारी जन शिक्षक द्वारा पहचाने जाने वाले नोडल स्कूल के हेड मास्टर/प्रभारी की होगी। जिस स्कूल में दो से अधिक शिक्षक हों या सबसे वरिष्ठ प्रधानाध्यापक/वरिष्ठ शिक्षक हों, उसे नोडल स्कूल के रूप में पहचाना जाएगा। अधिक नामांकन वाले विद्यालयों पर भी इस संबंध में विचार किया जा सकता है।
ग्राम शिक्षा रजिस्टर के भाग― ग्राम/वार्ड शिक्षा रजिस्टर दो भागों में होगा। पहले भाग में गाँव/वार्ड से घर-घर सर्वेक्षण के माध्यम से एकत्र की गई परिवारवार जानकारी शामिल होगी। इसमें बस्ती के प्रत्येक बच्चे की जन्म तिथि, आयु, स्कूल में नामांकन की स्थिति, नामांकन की तिथि, उसकी वर्षवार कक्षा, वर्ष के अंत में अंतिम ग्रेड और प्रवेश की तिथि के बारे में जानकारी शामिल होगी। स्कूल छोड़ना. ये सभी जानकारी प्रत्येक वर्ष दर्ज और अद्यतन की जाएंगी। दूसरे भाग में स्कूल/गाँव/वार्ड के सभी स्कूलों की शिक्षा योजना (जन शिक्षा योजना) शामिल होगी। जन शिक्षा योजना को लागू करने की जिम्मेदारी संबंधित अभिभावक शिक्षक संघ की होगी, जिसकी निगरानी नोडल स्कूल के अभिभावक शिक्षक संघ/अभिभावक शिक्षक संघ और गांव/वार्ड की शिक्षा समिति द्वारा की जाएगी। प्रत्येक शैक्षणिक सत्र की शुरुआत से 15 दिन पहले अभिभावक शिक्षक संघ द्वारा ग्राम/वार्ड शिक्षा रजिस्टर को अद्यतन किया जाएगा। इस पंजी को अद्यतन करते समय अभिभावक शिक्षक संघ ड्रॉपआउट एवं अनामांकित बच्चों की पहचान करेगा तथा विद्यालय में उनका नामांकन सुनिश्चित करेगा। ग्राम शिक्षा रजिस्टर/वार्ड शिक्षा रजिस्टर की स्थिति और शिक्षा की स्थिति में सुधार के लिए की गई कार्रवाइयों को प्रत्येक तिमाही में अभिभावक शिक्षक संघ की बैठक में शिक्षक द्वारा पढ़ा जाएगा। इसके बाद सुधारात्मक उपाय शुरू करने के लिए चर्चा की जाएगी। इस पंजी को अद्यतन करते समय अभिभावक शिक्षक संघ ड्रॉपआउट एवं अनामांकित बच्चों की पहचान करेगा तथा विद्यालय में उनका नामांकन सुनिश्चित करेगा। ग्राम शिक्षा रजिस्टर/वार्ड शिक्षा रजिस्टर की स्थिति और शिक्षा की स्थिति में सुधार के लिए की गई कार्रवाइयों को प्रत्येक तिमाही में अभिभावक शिक्षक संघ की बैठक में शिक्षक द्वारा पढ़ा जाएगा। इसके बाद सुधारात्मक उपाय शुरू करने के लिए चर्चा की जाएगी।
(B) छात्र उपस्थिति रजिस्टर― कक्षावार एवं छात्रवार उपस्थिति रजिस्टर तैयार किया जाएगा। इस रजिस्टर में छात्रों की दैनिक उपस्थिति दर्ज की जाएगी। इस रजिस्टर के आधार पर लंबे समय से अनुपस्थित बच्चों की जानकारी अभिभावक शिक्षक संघ की बैठक में रखी जाएगी। शिक्षक ऐसे बच्चों की नियमित उपस्थिति सुनिश्चित करने का प्रयास करेंगे।
(C) शिक्षक/कर्मचारी राज्य उपस्थिति रजिस्टर― इस रजिस्टर में स्कूल के शिक्षण स्टाफ और गैर-शिक्षण कर्मचारियों की उपस्थिति और आगमन और प्रस्थान का समय शामिल होगा।
(D) शिक्षार्थी के रिकॉर्ड― इस रिकॉर्ड की शुरुआत में बच्चों के सीखने के अधिकार का उल्लेख किया होगा। इसका प्रथम भाग प्रत्येक विद्यार्थी की मासिक प्रगति से सम्बन्धित होगा। दूसरे भाग में पहली तिमाही, दूसरी तिमाही और अंतिम परीक्षा के परिणाम दर्ज किये जायेंगे। इस रिकॉर्ड के आधार पर अभिभावक शिक्षक संघ की बैठकों में छात्रवार प्रगति की समीक्षा की जाएगी।
(E) शिक्षक प्रोफाइल रजिस्टर― इस रजिस्टर में स्कूल में तैनात सभी शिक्षकों की सारी बुनियादी जानकारी होगी। यह शिक्षक की नियुक्ति की तारीख, संबंधित स्कूल में पोस्टिंग की तारीख, जन्म तिथि, शैक्षिक योग्यता, व्यावसायिक योग्यता और प्रशिक्षण के प्रकार और अवधि से संबंधित होगा।
(F) विद्यार्थी रजिस्टर― इसमें छात्रों से संबंधित जानकारी जैसे उनकी जन्मतिथि, पिछले स्कूल के रिकॉर्ड, प्रवेश की तारीख और स्कूल छोड़ने की तारीख होगी।
(G) स्थानांतरण प्रमाणपत्र रजिस्टर― इस रजिस्टर में छात्रों के स्थानांतरण प्रमाणपत्र का विवरण दर्ज किया जाएगा।
(H) संसाधन रजिस्टर - इसमें पाठ्यपुस्तकें, पठन सामग्री, शिक्षण सहायक सामग्री, फर्नीचर, भवन आदि का विवरण होगा।
(I) अभिभावक शिक्षक संघ रजिस्टर― इस रजिस्टर में विद्यालय में नामांकित बच्चों के माता-पिता/अभिभावकों का नाम व जाति दर्ज की जायेगी। अभिभावक शिक्षक संघ की बैठकों का एजेंडा और कार्यवृत्त भी इस रजिस्टर में दर्ज किया जाएगा। कार्यवाही पर अभिभावक शिक्षक संघ के अध्यक्ष, उपाध्यक्ष एवं सदस्यों के हस्ताक्षर लिये जायेंगे।
(J) स्कूल अवलोकन रजिस्टर― स्कूल पर की गई टिप्पणियों को इस रजिस्टर में दर्ज किया जाएगा।
(K) प्रोत्साहन वितरण रजिस्टर― इस रजिस्टर में बच्चों को दी जाने वाली निःशुल्क पाठ्य पुस्तकें, मध्याह्न भोजन, छात्रवृत्ति, पोशाक एवं विद्यार्थियों को दी जाने वाली अन्य प्रोत्साहन राशि का रिकार्ड होगा।
(L) वित्तीय दस्तावेज― वित्तीय दस्तावेजों से संबंधित निम्नलिखित रजिस्टर बनाए रखे जाएंगे―
(i) कैश बुक― इस रजिस्टर में विद्यालय की आय-व्यय रिपोर्ट संधारित की जाएगी।
(ii) वाउचर रजिस्टर― आय-व्यय की रसीदें इस रजिस्टर में चस्पा की जाएंगी।
(iii) स्कूल फंड― चेक के माध्यम से किए गए स्कूल फंड के सभी आय और व्यय को इस रजिस्टर में दर्ज किया जाएगा।
(iv) बैंक की पास बुक― इस बुक में बैंक से नकदी जमा करने और निकालने की प्रविष्टि होगी।
(v) शाला शिक्षा कोष रजिस्टर― शाला शिक्षा कोष से संबंधित सभी आय और व्यय इस रजिस्टर में दर्ज किए जाएंगे।
रिकार्ड की उपलब्धता― नामांकन, ड्रॉपआउट, उपस्थिति, उपलब्धि, स्कूलों के संसाधनों/संपत्तियों और वित्त और खरीद से संबंधित जानकारी पर महत्वपूर्ण जानकारी से संबंधित स्कूल रिकॉर्ड मासिक बैठकों में अभिभावक शिक्षक संघ को उपलब्ध कराए जाएंगे। ये रिकॉर्ड अभिभावक शिक्षक संघ द्वारा आवश्यकता पड़ने पर अभिभावक शिक्षक संघ द्वारा निरीक्षण के लिए भी उपलब्ध कराए जाएंगे।
दस्तावेजों का प्रदर्शन― सूचना के अधिकार के तहत विद्यालय में संधारित दस्तावेजों की महत्वपूर्ण जानकारी विद्यालय परिसर में प्रदर्शित की जायेगी। इसमें ड्रॉपआउट और अनामांकित बच्चों से संबंधित जानकारी, स्कूल की समय सारिणी, स्कूल में कक्षावार नामांकन का समय और कक्षावार छात्रों और शिक्षकों की उपस्थिति से संबंधित जानकारी शामिल होगी। इसे मासिक आधार पर अनिवार्य रूप से प्रदर्शित किया जाएगा। संबंधित माह में कक्षावार एवं विषयवार कवर किया जाने वाला पाठ्यक्रम एवं लक्ष्य के विरूद्ध उपलब्धि भी प्रदर्शित की जायेगी। विद्यालय में अनियमित रूप से आने वाले बच्चों की स्थिति भी प्रदर्शित की जाएगी। ऐसी सभी महत्वपूर्ण जानकारी अभिभावक शिक्षक संघ के सचिव द्वारा प्रत्येक बैठक में अभिभावक शिक्षक संघ को उपलब्ध करायी जायेगी।
पंजियों का प्रारूप― विद्यालय में संधारित पंजियों का प्रारूप राज्य शिक्षा केन्द्र द्वारा दिये गये निर्देशानुसार होगा।
विद्यालय के खाते का ऑडिट― (1) प्रत्येक विद्यालय के खातों का प्रत्येक वर्ष में एक बार ऑडिट किया जाएगा। ऑडिट में निम्नलिखित बिंदुओं का सत्यापन किया जाएगा―
(A) स्कूल आकस्मिकता की निकासी और संवितरण के रिकॉर्ड का रखरखाव।
(B) शाला शिक्षा कोष की आय और व्यय का रखरखाव।
(C) स्कूल रजिस्टरों का रखरखाव।
(D) कैश-बुक का रखरखाव।
(2) जनशिक्षा प्रभारी द्वारा अपने क्षेत्र के प्राथमिक विद्यालयों एवं शिक्षा गारंटी विद्यालय के खातों का आंतरिक अंकेक्षण किया जायेगा। माध्य विद्यालयों के खातों के आंतरिक अंकेक्षण के लिए प्रखंड शिक्षा पदाधिकारी एक सरकारी अधिकारी या स्थानीय निकाय के एक अधिकारी को नियुक्त करेंगे। प्रत्येक जनशिक्षा प्रभारी अपने क्षेत्र के प्राथमिक विद्यालयों के ऑडिट के लिए जुलाई माह में वार्षिक कैलेंडर जारी करेगा। इसी प्रकार मध्य विद्यालयों के लिए ऑडिट का वार्षिक कैलेंडर प्रखंड शिक्षा पदाधिकारी जारी करेंगे। जिला शिक्षा केंद्र, जनपद शिक्षा केंद्र के ऑडिट के लिए वार्षिक कैलेंडर जारी करेगा।
(3) उपनियम (2) के तहत आंतरिक लेखापरीक्षा के बाद खातों का अंतिम लेखापरीक्षा जनशिक्षा केंद्र पर कलेक्टर द्वारा नियुक्त अधिकारी द्वारा किया जाएगा।
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(आशा है, उपरोक्त जानकारी उपयोगी एवं महत्वपूर्ण होगी।)
Thank you.
R F Temre
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